Wie führe ich als Führungskraft ein Personalgespräch nach krankheitsbedingter Abwesenheit?

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Rückkehr- bzw. Fehlzeitengespräche zeigen Ihren Mitarbeiter:innen, dass Sie sich kümmern. Sie drücken Wertschätzung aus und ermöglichen eine klare Kommunikation. Sie können das Gespräch nutzen, um Ihre direkte Unterstützung anzubieten. Zum Beispiel können Sie in Erfahrung bringen, inwiefern Arbeitsabläufe verbessert und Arbeitsplätze angepasst werden können, um Krankheiten vorzubeugen und das Team glücklich und gesund zu halten.

Vorbereitung

Das Gespräch sollte 1-2 Tage nach Rückkehr stattfinden.
Dafür sollten Sie ...
  • prüfen, ob es in Ihrem Unternehmen einen standardisierten Prozess für Rückkehr- bzw. Fehlzeitengespräche gibt, und ob bzw. inwieweit Sie den Betriebsrat einbeziehen müssen.
  • die zurückkehrende Person einladen und einen Termin vereinbaren (z.B. "Ich möchte mit Ihnen darüber sprechen, wie ich Sie bei Ihrer Genesung unterstützen kann.")
  • Ihre Gesprächsziele formulieren. Es sollte Ihnen nicht darum gehen, die Person auszuhorchen, sondern einen reibungslosen Wiedereinstieg zu ermöglichen, die Motivation zu stärken und etwaige Gesundheitsrisiken am Arbeitsplatz zu beseitigen.
  • den untenstehenden Gesprächsleitfaden durchgehen. Überlegen Sie sich für jeden Punkt, was Sie ansprechen möchten und ggf. auch, wie Sie sich optimal ausdrücken, um Ihre Gesprächsziele zu erreichen. Sammeln Sie, wenn nötig, bereits vorab die relevanten Informationen (z.B. vergangene Abwesenheitszeiten, mögliche Unterstützungsangebote).
  • Ihre persönlichen Gefühle zu der Person und Situation reflektieren. Machen Sie sich Ihre Gedanken bewusst, damit Sie das Gespräch sachlich und unvoreingenommen führen können.

Gesprächsablauf

  1. Begrüßung und Einleitung. Heißen Sie die Person willkommen und benennen Sie den Anlass des Gesprächs. Zeigen Sie sich positiv, Sie freuen sich über die Rückkehr der Person.
  2. "Wie geht es Ihnen?". Fragen Sie auch, inwiefern die Person wieder arbeitsfähig ist.
  3. Updates. Je nach Länge der Krankheitszeit kann sich einiges getan haben. Geben Sie Ihrem Gegenüber die wichtigsten Updates.
  4. Fehlzeiten. (Wenn die Person in den letzten Monaten häufiger krank war). Nennen Sie sachlich die bisherigen Abwesenheiten und sprechen Sie etwaige Besonderheiten an. Fragen Sie nach arbeitsbedingten Zusammenhängen und nach Verbesserungsvorschlägen, z.B. "Haben Sie Ideen, was wir im Team oder an Ihrem Arbeitsplatz verbessern können, damit Sie gesund bleiben?". Erläutern Sie auch die Auswirkungen der Fehlzeiten auf das Team und dessen Erfolg, verbunden mit der Botschaft: "Wir brauchen Sie!".
  5. Unterstützung. Vermitteln Sie vorhandene Beratungs- und Hilfsangebote, wie z.B. Betriebsarzt oder Betriebsärztin, EAP Hotline oder Sportkurse. Besprechen Sie aber auch mögliche Änderungen in Arbeitsabläufen und direkte Unterstützung durch Sie und/oder das Team. Falls Sie bereits ein ähnliches Gespräch mit der Person geführt haben, gehen Sie auf die zuvor beschlossenen Maßnahmen und den Stand ihrer Umsetzung ein.
  6. Individuelle Maßnahmen. Besprechen Sie gemeinsam, was die Person unter Umständen selbst tun kann, um die eigene Gesundheit zu verbessern.
  7. Vereinbarungen. Halten Sie das Gespräch und die dort beschlossenen Maßnahmen schriftlich fest, damit sie nachvollziehbar sind. So können Sie bei Bedarf in Zukunft noch einmal darauf zurückkommen.
  8. Gesprächsabschluss. Danken Sie der Person für ihre Zeit und das konstruktive Gespräch. Vereinbaren Sie ggf. einen Folgetermin, um die Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen zu überprüfen.
Bei einem einmaligen oder nur kurzen Ausfall sind die Punkte 4 bis 7 oft gar nicht nötig, eine kurze Willkommenheißung reicht dann aus. Bei wiederholten oder längeren Ausfällen kann dagegen ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) notwendig sein. Informationen hierzu finden Sie in den entsprechenden Beiträgen.

Was Sie nicht tun sollten

  • Fragen Sie nicht nach Diagnosen oder ähnlich sensiblen Gesundheitsinformationen. Wenn die Person allerdings von sich aus über die Krankheit spricht, können Sie darauf natürlich eingehen.
  • Üben Sie keinen Druck aus und machen Sie keine Vorwürfe. Das ist in der Regel nicht hilfreich.
  • Zweifeln Sie die Krankmeldung nicht an. Bringen Sie der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter Vertrauen entgegen.
  • Vergessen Sie nicht die getroffenen Vereinbarungen. Machen Sie der Person deutlich, dass Ihnen das Anliegen wichtig ist. Prüfen Sie außerdem, ob die vereinbarten Maßnahmen umgesetzt werden.
Dieser Artikel wurde von Westdeutsche Lotterie erstellt und zuletzt am aktualisiert.