Gespräch nach Abwesenheit von Mitarbeitenden führen

Fragst du dich, was dir bei der Durchführung eines Rückkehr- bzw. Fehlzeitengesprächs mit zurückkehrenden Mitarbeitenden hilft und wie du dich am besten auf ein solches Gespräch vorbereitest? Oder welche Aspekte du mit deinen Mitarbeitenden besprechen solltest, wenn sie längere Zeit, z.B. wegen Elternzeit, Sabbatical oder Erkrankung abwesend waren? Mit solchen Gesprächen zeigst du deinen Mitarbeiter:innen nicht nur, dass du dich um sie kümmerst. Sie ermöglichen dir auch, deine Wertschätzung auszudrücken und relevante Informationen klar zu kommunizieren. Gleichzeitig lässt sich ein Gespräch zur Rückkehr von Teammitgliedern nutzen, um deine direkte Unterstützung anzubieten, z.B. um Arbeitsabläufe zu verbessern, Arbeitsplätze anzupassen, Krankheiten vorzubeugen und so letztlich dein Team glücklich und gesund zu halten. Darum erfährst du in diesem Beitrag, wie du diese Art von Gespräch gut strukturierst und zielführend umsetzt.

Hinweis: Hat die rückkehrende Person aufgrund einer Erkrankung gefehlt? Dann ist es für die erfolgreiche Umsetzung des Gesprächs sehr wichtig, dass du die betroffene Person weder nach ihrer Diagnose noch nach ähnlich sensiblen Gesundheitsinformationen fragst – es sei denn, sie spricht von sich aus über ihre gesundheitliche Belastung. Außerdem ist es in keinem Fall hilfreich, ihr Druck und Vorwürfe für den Arbeitsausfall zu machen oder ihre Krankschreibung gar anzuzweifeln. Bringe deinen Teammitgliedern stattdessen Vertrauen und Unterstützung entgegen.

Gesprächsvorbereitung

Das Gespräch sollte 1 bis 2 Tage nach der Rückkehr deines Teammitglieds an den Arbeitsplatz stattfinden. Lade die zurückkehrende Person daher zeitnah zu dir ein und vereinbare einen gemeinsamen Termin mit ihr, zu dem ihr ungestört miteinander sprechen könnt. Beispielsweise könntest du sagen: „Ich möchte mit dir darüber sprechen, wie ich dich bei deiner Rückkehr in den Arbeitsalltag (und bei deiner Genesung) bestmöglich unterstützen kann.” In Vorbereitung für das Gespräch ist es hilfreich, wenn du dir Gedanken zu den folgenden und gegebenenfalls weiteren Aspekten machst:

Situation einordnen: Prüfe vor dem Gespräch, ob es einen standardisierten Prozess für Rückkehr- bzw. Fehlzeitengespräche in deiner Organisation gibt. Informiere dich außerdem, ob und inwieweit – je nach Ausgangssituation der zurückkehrenden Person – eine externe Partei, wie z.B. der Betriebsrat (in die Vorbereitung) einbezogen werden muss.
Gesprächsziele formulieren: Bei diesem Gespräch geht es darum, der zurückkehrenden Person einen reibungslosen Wiedereinstieg zu ermöglichen, ihre Motivation zu stärken und etwaige Gesundheitsrisiken am Arbeitsplatz zu beseitigen. Daher ist es sinnvoll, dir im Voraus konkrete Ziele für das Gespräch zu notieren.
Persönliche Gefühle reflektieren: Beschäftige dich einmal mit deinen Gefühlen zu der Person und Situation. Indem du dir deine persönlichen Gedanken bewusst machst, fällt es dir leichter, ein sachliches und unvoreingenommenes Gespräch zu führen. So kannst du die Person in ihrer Situation sowie mit ihren möglichen Anliegen ernst nehmen und ihr die bestmögliche Unterstützung bieten.
Gesprächsleitfaden erstellen: Überlege dir für jeden unten stehenden Aspekt, was du ansprechen möchtest und wie du dich optimal ausdrückst, um deine Gesprächsziele zu erreichen. Sammle, wenn nötig, bereits vorab alle relevanten Informationen (z.B. vergangene Abwesenheitszeiten und mögliche Unterstützungsangebote).

Gesprächsleitfaden

Nachfolgend findest du einen vorgefertigten Gesprächsleitfaden, den du im Voraus individuell an das Gespräch mit der betroffenen Person anpassen kannst.

Hinweis: Bei einem einmaligen oder nur kurzen Ausfall sind die Aspekte 4 bis 7 oft gar nicht nötig. In dem Fall reicht es aus, wenn du die Person willkommen heißt und sie über alles Verpasste informierst. Bei wiederholten oder längeren Ausfällen können dagegen (Wieder-)Eingliederungsmaßnahmen notwendig sein. Informationen hierzu findest du in den entsprechenden Beiträgen hier in der Mediathek.

Begrüßung & Gesprächsziele kommunizieren: Heiße die Person zum Gesprächsbeginn willkommen und benenne den Anlass sowie die Ziele des Gesprächs. Versuche, der Person das Gefühl zu vermitteln, willkommen zu sein und dass ihr euch über ihre Rückkehr freut.
Befinden erfragen: Frage die Person, wie es ihr geht und auch, inwiefern sie wieder arbeitsfähig ist. Lasse deinem Gegenüber Zeit, sich dir ehrlich zu öffnen.
Updates kommunizieren: Je nach Länge der Abwesenheits- bzw. Krankheitszeit kann sich an eurem Arbeitsplatz und im Team einiges getan haben. Informiere dein Gegenüber daher über die wichtigsten Neuigkeiten, Veränderungen und Geschehnisse. Hierfür kann es hilfreich sein, im Voraus andere Teammitglieder einzubeziehen, um alle relevanten Informationen vollständig an die zurückkehrende Person mitzugeben.
Häufige (krankheitsbedingte) Fehlzeiten ansprechen: Hat die Person in den letzten Monaten häufig gefehlt bzw. ist krankheitsbedingt ausgefallen, so benenne die bisherigen Abwesenheiten sachlich und sprich etwaige Besonderheiten an. Frage die Person dann nach arbeitsbedingten Zusammenhängen und nach Verbesserungsvorschlägen, wie z.B.: „Hast du Ideen, was wir im Team oder an deinem Arbeitsplatz verbessern können, damit du gesund bleibst?" Erläutere bei Bedarf auch die Auswirkungen der Fehlzeiten auf das Team und dessen Erfolg, immer verbunden mit der Botschaft „Wir brauchen dich und möchten dich unterstützen!" – ohne explizit Druck auf die Person auszuüben.
Über Unterstützung informieren: Vermittle der zurückkehrenden Person bei Bedarf vorhandene interne sowie externe Beratungs- und Hilfsangebote, wie z.B. die betriebsärztliche Anlaufstelle, EAP-Hotlines oder Sportkurse. Besprich aber auch mögliche Änderungen in Arbeitsabläufen mit ihr und informiere sie über die direkte Unterstützung durch dich bzw. das Team. Falls du bereits ein ähnliches Gespräch mit der Person geführt hast, gehe auf die zuvor beschlossenen Maßnahmen und den Stand ihrer Umsetzung ein.
Individuelle Maßnahmen besprechen: Tauscht euch gemeinsam darüber aus, was die zurückkehrende Person unter Umständen selbst tun kann, um die eigene Gesundheit zu verbessern bzw. aufrechtzuerhalten.
Schriftliche Vereinbarungen treffen: Halte das Gespräch und die dort beschlossenen Maßnahmen schriftlich fest, damit sie auch in Zukunft nachvollziehbar und nachverfolgbar bleiben. So kannst du (bei Bedarf) im Nachgang an dieses Gespräch noch einmal darauf zurückkommen.
Gesprächsabschluss finden: Danke der Person zum Schluss für ihre Zeit und das konstruktive Gespräch. Vereinbare falls notwendig einen Folgetermin, um die Umsetzung der beschlossenen und schriftlich dokumentierten Maßnahmen zu überprüfen.

Gesprächsnachbereitung

In jedem Fall ist es wichtig, die getroffenen Vereinbarungen in Erinnerung zu behalten und zu prüfen, ob diese umgesetzt werden. Mache der Person außerdem stets deutlich, dass dir ihre Gesundheit bzw. ihr Wohlbefinden am Arbeitsplatz wichtig ist und sie sich stets mit Sorgen oder Fragen an dich wenden kann.

Nun weißt du, welche Schritte relevant sind, um ein erfolgreiches Gespräch nach einer Abwesenheit zu führen und die Umsetzung der hierbei beschlossenen Maßnahmen zu garantieren. In der Vorbereitung sowie im Nachgang an ein solches Gespräch unterstützen dich die hier hinterlegten (psychologischen) Ansprechpersonen gerne.